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광주신세계 상품권샵에서 한 여성 고객이 태블릿 모니터를 통해 전자서명을 하고 있다 (광주신세계)

(광주=NSP통신 김용재 기자) = 이승민 광주신세계 개인정보 담당 사원은 한 달에 한번 몇 천 장에 이르는 종이서류를 파쇄기에 집어넣느라 정신이 없다

이 사원이 일일이 파쇄하고 있는 서류뭉치들은 다름아닌 신세계아카데미, 고객 상담실 등 고객을 직접 대면하는 서비스 시설에서 고객들이 작성한 보관기간 만료 지면서류들이다.

고객 개인정보 유출 사건이 빈번한 요즘, 혹시라도 구매 고객 정보가 분실되거나 유출돼 큰 사고로 이어질 수 있는 것을 방지하기 위해 이 사원은 항상 긴장하며 폐기대장과 실제서류를 일일이 대조하고 파쇄되는 과정을 연신 핸드폰 카메라로 담는다.

모든 폐기작업이 끝나고 시계를 보니 퇴근시간이 가까워 왔지만 ‘폐기완료 기안서’ 작성을 위해 다시 사무실로 향한다.

고객 개인정보 문제로 기업들이 몸살을 앓고 있는 가운데 ㈜광주신세계(037710)가 업계 최초로 고객상담실, 포인트카드 센터 등 고객 대면 서비스 시설 고객정보 수집·관리에 전면 ‘전산화 시스템’을 도입했다.

기존 광주신세계에서 고객이 고객상담실, 문화센터 등 고객 서비스를 받기 위해서는 개인정보를 정해진 지면양식에 수기로 제출하고, 수령한 지면서류는 ‘개인정보 동의서’의 역할도 같이 하기 때문에 종류에 따라 6개월에서 길게는 1년까지 별도 관리 후 폐기해야 해 매달 적지 않은 인력 및 비용이 소요됐다.

광주신세계는 이같은 아날로그 식 고객정보 관리에서 탈피하기 위해 지난 1일부터 고객 서비스 시설의 모든 고객정보 수집 프로세스를 전자문서화하고, 테블릿 모니터를 통해 고객전자서명을 받는 등 전면 ‘고객정보 전산화’에 나섰다.

이번 ‘고객정보 전산화’는 광주신세계의 아카데미, 고객상담실, 포인트카드 센터, 통합수선 센터, 상품권샵 등 총 7개 서비스 시설에 적용된다.

금융권의 보험계약, 의료업계의 수술동의 등에서 확산되고 있는 ‘전자서명 시스템’을 백화점 서비스 시설 전반에 도입한 건 유통업계 최초다.

특히 포인트카드 센터는 ‘고객정보 전산화’로 고객 주민번호가 아닌 신용평가사를 통한 간단한 핸드폰 인증작업 만으로 고객 본인 확인이 가능해져 고객들이 좀 더 안심하고 개인정보를 제공할 수 있게 됐다는 평가다.

또 고객으로부터 수령한 기본적인 개인정보도 별도 서버에 암호화 저장돼 별도 권한이 있는 담당자 외에는 무단열람을 할 수 없게 해 누출 위험을 최소화 했다.

이와함께 서버에 저장된 개인정보는 회사 내규에 따라 정해진 보관기한이 만료되면 자동 폐기돼 개인정보 관리가 한층 강화될 전망이다.

광주신세계 관계자는 “기존 신세계 서비스 시설에서는 고객정보를 위한 지면양식지가 연간 140만 장에 이를 만큼 많이 소비됐지만, 이번 ‘고객정보 전산화’ 도입 후에는 단 1장도 필요 없어 업무의 효율성을 높이는 ‘스마트 워크’와 환경보호적인 측면에서도 도움이 될 수 있다"며"향후 새롭게 도입된 전자문서 시스템을 백화점 서비스 시설 뿐만 아니라 영업시설 전반에 적용할 수 있도록 하겠다”고 말했다.

nsp2549@nspna.com, 김용재 기자(NSP통신)
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